Notre système de signalement de violations de conformité et de lancement d’alertes

Nous attachons une grande importance au respect des règles et des lois ; c’est pourquoi le respect des règlements tant légaux qu’internes, donc de ce que l’on appelle la Conformité,  est l’une des missions systématiquement poursuivies dans notre entreprise. Parallèlement, nous avons bien conscience du fait que même le système de Gestion de la Conformité le meilleur qui soit ne peut empêcher certaines infractions isolées. Mais ceci ne signifie pas que nous les acceptons. Bien plus, nous voulons autant que possible les éclaircir, y remédier, et en tirer des leçons pour le futur. Car ce n’est qu’ainsi que nous pourrons améliorer notre Gestion de la Conformité et limiter à l’avenir la probabilité d’autres infractions à la Conformité.
C'est pourquoi nous soutenons la remise d'informations sur ces violations de la Conformité. De nombreux informateurs et lanceurs d’alerte, toutefois, craignent des représailles s’ils attirent l’attention sur des abus. C’est pourquoi nous avons mandaté ici la société d’experts comptables Grant Thornton AG, qui s’engage à recueillir confidentiellement de telles informations et alertes. De plus, il est interdit de sanctionner de quelque manière que ce soit les informations données de bonne foi. Les informateurs et lanceurs d’alerte agissant de bonne foi ne doivent donc en aucun cas être pénalisés ou exposés à des représailles.

Vous pouvez à la page suivante rejoindre le système de signalement et d’alerte en ligne de Grant Thornton.

Au système de signalement et d’alerte

Ce système offre aux informateurs et lanceurs d’alerte la possibilité de signaler de manière confidentielle, et, s’ils le souhaitent, anonyme, des infractions à la Conformité. Pour pouvoir vérifier le plus rapidement possible ces informations, il est utile que le comportement inadéquat ou la faute fondant le cas soit décrit(e) de la manière la plus précise possible. Aussi, le système de signalement et d’alerte offre en option, à l’aide de questions, une assistance optimale pour la mise à disposition des informations nécessaires. Parallèlement, le système de signalement et d’alerte permet, malgré la garantie d’anonymat pour l’informateur ou le lanceur d’alerte, une communication entre ce dernier et la société Grant Thornton, par exemple pour faire la lumière sur des questions demeurant sur le dossier. De plus, chaque informateur ou lanceur d’alerte sera informé régulièrement – dans la mesure où le traitement de l’information le permet – des progrès dans l’éclaircissement du cas qu’il aura signalé.

Au demeurant, les informateurs et lanceurs d’alerte ont également la possibilité, par l’intermédiaire du système de signalement et d’alerte, de prendre contact avec Grant Thornton pour un entretien personnel.

D’autre part, une utilisation abusive du système de signalement et d’alerte ne sera pas tolérée. Nous attirons l’attention sur le fait que de fausses allégations exprimées à dessein concernant des tiers peuvent constituer un délit.

Nous sommes tenus au respect de la protection des données à caractère personnel ; ceci implique également que nous garantissions tous les droits des personnes concernées, y compris donc les droits de la personne à l’égard de laquelle l’informateur ou le lanceur d’alerte émet le reproche d’une violation de la conformité. En fait partie aussi le droit d'accès à toutes les données à caractère personnel de la personne concernée traitées dans le cadre de l’information ou de l'alerte. En général, l'intérêt de la personne concernée à obtenir l'accès à ces données est secondaire tant que l'enquête sur l'alerte reçue n'est pas terminée. L'enquête terminée toutefois, il devra généralement être donné suite à la demande de renseignement. Nous recommandons donc à tous les informateurs et lanceurs d’alerte de tenir compte de ce fait dans le cadre de leur démarche, en particulier s'ils souhaitent rester anonymes.

Au demeurant, vous trouverez sur notre site web, dans la Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel, des informations complémentaires à ce sujet.

Enfin, nous attirons l’attention sur le fait que Grant Thornton est tenu au secret quant aux informations recueillies par l’intermédiaire du système de signalement et d’alerte ou de quelque autre manière que ce soit ; toutefois, ces informations ne sont de manière générale pas exemptes de la possibilité de saisie, c’est-à-dire que des autorités chargées d’enquêtes ou autres autorités administratives peuvent, sur décision judiciaire correspondante, procéder à la saisie de ces informations, et donc y avoir accès.

Indépendamment du système de signalement et d’alerte, nos collaborateurs ont toujours la possibilité de s’adresser à tout moment au délégué à la Conformité ou à leur supérieur hiérarchique.